msgstr « Où est passé ce document ? » Entre les photos, vidéos, documents administratifs ou personnels ajoutés à vos fichiers numériques sur votre ordinateur, il est temps de faire le tri pour vous y retrouver !
S’inspirer de la méthode KonMari pour ranger son ordinateur
Coach Lina du blog Okonomi, certifiée dans la célèbre méthode de stockage KonMari développée par Marie Kondo, recommande d’établir un plan pour nettoyer votre ordinateur ainsi que votre garde-robe :
• Où sont stockées vos données ?
Le nettoyage commence par une enquête sur votre ordinateur pour comprendre où se trouvent vos fichiers. Sont-ils tous déjà sur le bureau (écran d’accueil) ou dans des dossiers ? Comment sont organisés les dossiers, sous-dossiers et documents ? Prenez des notes au besoin sur papier pour y voir plus clair.
Essayez d’identifier les types de fichiers sur votre appareil : vidéos, photos, musique, documents Word, Excel, pdf…
• Quel est le but recherché d’un point de vue organisationnel ?
Demandez-vous quelle organisation vous convient le mieux au quotidien ? Préférez-vous un classement chronologique ou thématique, par utilisateur ou globalement ? Une fois ces questions répondues, il est temps de tout ranger ! Comme le dit Marie Kondo, « Une place pour chaque chose et chaque chose à sa place ».
Attention à bien ranger les fichiers que vous téléchargez
Tous les documents que vous téléchargez à partir de votre courrier électronique ou d’Internet se trouveront par défaut dans le dossier Téléchargements. C’est un dossier de stockage qui doit être temporaire.
Lorsqu’un document arrive dans « Téléchargements », vous devez le stocker dans le dossier approprié ou en créer un nouveau si nécessaire. Si vous laissez tous vos papiers ici, il deviendra vite impossible de vous y retrouver, comme de laisser vos courses dans le hall en rentrant chez vous ! Pour les déplacer, vous pouvez copier-coller le fichier (puis le supprimer dans les téléchargements), ou le glisser-déposer dans un autre dossier.
Vous pouvez également implémenter cette organisation dans vos fichiers stockés dans le Cloud.
2 applications gratuites pour ranger vos photos et vidéos
Les smartphones ont généralement un outil de stockage intégré, mais vous pouvez en essayer d’autres gratuits, plus complets ou plus faciles à utiliser.
GoPro Quick pour stocker vos vidéos
L’application spécialiste de la vidéo vous permet de classer et de modifier vos fichiers photo et vidéo. Téléchargez GoPro Quick sur Android ou Téléchargez GoPro Quick sur iOS
Google Photos pour stocker et sauvegarder
L’application Google qui vous permet de stocker vos photos et de les enregistrer dans le cloud. Cela fonctionne aussi depuis un ordinateur il suffit de vous rendre sur www.photos.google.com pour vous connecter à votre compte Google ou en créer un. Téléchargez Google Photos pour Android ou Téléchargez Google Photos pour iOS
Gardez un agenda, un calendrier et une liste de choses à faire et mettez-les à jour régulièrement. Gardez-les dans des endroits faciles à voir et à atteindre ou créez de nombreux endroits qui peuvent être synchronisés ensemble.
Comment bien organiser ses documents ?
La méthode ultime pour enfin trier vos papiers (et vaincre votre phobie administrative)
- Prévoyez du temps et ne vous précipitez pas.
- Rassemblez tous les papiers à trier dans une boîte.
- Faites une liste complète des papiers à conserver.
- Allons trier !
- Choisissez l’organisation la plus simple possible.
Comment conserver les documents administratifs ? Les dossiers administratifs peuvent être classés de différentes manières : par ordre alphabétique, chronologique, thématique ou catégoriel. Ils doivent être mis à jour régulièrement. La meilleure méthode de classement dans le travail de secrétariat reste le classement par numéro.
Comment classer et archiver des documents ?
Le classement et l’archivage de vos documents professionnels nécessite que vous disposiez de fournitures et d’équipements dédiés à l’archivage, tels que : Des classeurs. Pochettes et chemises et autres documents de protection. Boîtes de rangement et boîtes pour archives ou dossiers suspendus.
Comment hiérarchiser et classer des documents ?
Les règles de base. Au préalable, il est nécessaire d’établir un plan de classement qui vous permettra dans un premier temps de classer et de hiérarchiser tous les documents à archiver selon une organisation ou une logique de classement. Les données stockées doivent être enregistrées par sujet, du général au particulier.
Comment trier les dossiers par mois ?
Faites un clic droit sur un espace vide de la fenêtre. Cliquez sur Trier sous cette date ou sur Modifié par le dossier dans lequel vous vous trouvez. Les fichiers sont désormais triés par date, les plus récents en premier.
Comment trier les fichiers ? Pour trier les fichiers dans un ordre différent, cliquez sur l’une des colonnes d’en-tête du gestionnaire de fichiers. Par exemple, cliquez sur Type pour trier par type de fichier. Cliquez à nouveau sur cette colonne pour inverser l’ordre.
Comment bien ranger son ordinateur ?
Désencombrez : mettez de côté ce que vous gardez et supprimez le reste (fichiers, dossiers, logiciels). Trier : ne conserver que ce qui vous est utile régulièrement et archiver le reste. Rangez et organisez les différents espaces : le bureau et la bibliothèque (documents, images, vidéos, musique).
Comment ranger des fichiers dans l’ordre ?
Pour cela, il vous suffit de cliquer dans un endroit libre de votre dossier avec le bouton droit de la souris et de sélectionner Trier par. Ou pour un tri encore plus visuel, rendez-vous dans le menu Grouper par puis choisissez vos options de tri, croissant ou décroissant, type de fichier, date de modification…
Comment organiser l’arborescence des dossiers ?
REGLE 1 : – Avoir une arborescence la plus courte possible (3 niveaux au maximum)5. RÈGLE 2 : – Gardez les noms de dossiers aussi courts que possible (20 à 25 caractères maximum). Pour faciliter l’archivage ultérieur : REGLE 3- s’abstenir d’avoir en même temps des fichiers et des documents à un niveau particulier.
Comment classe des documents ?
Au sein d’un dossier d’entreprise, les documents sont généralement classés par ordre chronologique. Mais une autre logique peut être suivie : ne pas séparer les pièces justificatives des documents auxquels elles appartiennent, quelles que soient leurs dates.
Quelles sont les modalités de dépôt des documents ? Classement numérique : par ordre de succession des numéros ; Classement chronologique : par ordre d’arrivée des dossiers ; Classement alphabétique : par ordre de succession des lettres de l’alphabet ; Classement thématique : par sujet ou par thème.
Comment on classe les documents ?
Les fichiers professionnels peuvent être triés par ordre alphabétique, chronologique, catégoriel ou par contenu. Les archives doivent être mises à jour régulièrement afin que tous les nouveaux documents soient classés dès qu’ils ne sont plus utilisés.
Comment classer ses documents au travail ?
Choisissez un ordre de tri : vous pouvez classer vos documents par ordre chronologique (recommandé pour vos documents comptables et fiscaux) ou par ordre alphabétique (utile pour retrouver les papiers liés à un client ou un fournisseur).
Comment organiser l’arborescence des dossiers ?
REGLE 1 : – Avoir une arborescence la plus courte possible (3 niveaux au maximum)5. RÈGLE 2 : – Gardez les noms de dossiers aussi courts que possible (20 à 25 caractères maximum). Pour faciliter l’archivage ultérieur : REGLE 3- s’abstenir d’avoir en même temps des fichiers et des documents à un niveau particulier.
Comment organiser les fichiers dans un dossier ? Dans chaque zone, organisez vos documents par ordre chronologique, du plus récent au plus ancien, le plus récent en haut. Ce mode de dépôt est valable aussi bien pour vos documents papier
Comment faire un bon classement des dossiers ?
Les fichiers professionnels peuvent être triés par ordre alphabétique, chronologique, catégoriel ou par contenu. Les archives doivent être mises à jour régulièrement afin que tous les nouveaux documents soient classés dès qu’ils ne sont plus utilisés.