« Commencer par bien définir les enjeux métiers de l’entreprise » F.PETITJEAN, DESCARTES
Entretien avec Fabien PETITJEAN, Senior Solutions Consultant chez DESCARTESRéalisé le 01/11/2019 par Frédéric LEGRAS, Directeur du portail FAQ de la logistique dans le cadre du dossier thématique « WMS/TMS : comment réussir son projet ? » »
Quels sont les pièges à éviter en phase de recueil des besoins lorsqu’une entreprise mène un projet TMS ?
L’un des principaux écueils est de ne pas établir clairement les raisons du démarrage du projet TMS.
La première étape consiste à bien définir les enjeux auxquels l’entreprise est confrontée :
Le transport a un fort impact sur la performance commerciale de l’entreprise. Cette définition des enjeux permettra ainsi de justifier le retour sur investissement, au-delà du seul domaine de la logistique.
Au-delà de la réduction de son budget transport, quels vont être les autres gains pour l’entreprise ?
Elles sont nombreuses. Prenons l’aspect visibilité. En permettant aux destinataires de suivre en temps réel l’avancement de leurs commandes, le service client sera moins incité à fournir des informations sur l’avancement de la livraison. C’est ici une importante source d’économies.
En termes de qualité de service, informer précisément les clients de leurs délais de livraison et leur notifier l’avancement est un vrai plus pour le service perçu. Le business case est solide.
De même, sur le charter maritime international, mieux vaut être notifié à chaque jalon de la bonne fin de l’opération plutôt que de découvrir le jour prévu de livraison que le bateau est retardé, par exemple par des tempêtes.
Revenons au recueil des besoins…
Avec l’établissement des principaux enjeux de la mise en place du TMS, les fonctions métiers concernées auront naturellement été identifiées. Il s’agit donc d’intégrer ces services dans la boucle pour recueillir leurs contraintes et leurs attentes.
Nous recevons parfois des cahiers des charges très techniques et intégrons finalement relativement peu d’aspects fonctionnels ou métier transport. Il s’agit généralement de documents rédigés par des DSI. Cela ne nous semble pas idéal. Il faut vraiment qu’il y ait un bon équilibre entre les différents services qui sont demandés.
Une fois les besoins et les attentes classés, il convient de les hiérarchiser. Décidez ce qui est essentiel et « agréable à avoir ».
Cela permet de mieux mesurer l’adéquation des offres aux éditeurs avec leurs besoins.
Ensuite, les spécifications sont l’aboutissement de cette phase de définition de la portée et de collecte des exigences.
Préconisez-vous la rédaction de cahiers des charges directifs ou plus « libres » ? La rédaction d’un cahier des charges est-elle d’ailleurs réellement nécessaire ?
Il me semble important de baser votre consultation TMS sur un cahier des charges. Sinon, le risque sera trop grand de s’apercevoir après coup que des solutions qui semblaient pourtant répondre au besoin ne correspondent finalement pas, faute d’avoir bien identifié le besoin.
Néanmoins, à mon avis, le cahier des charges ne doit pas être trop limité. Si tel est le cas, le choix se limitera à des solutions sur-mesure, c’est-à-dire nécessitant des développements spécifiques importants, ou à des solutions de marché, mais qu’il faudra réorienter pour adhérer au besoin décrit.
Il faut donc faire la distinction entre ce qui est un besoin réel, quelle est la manière de travailler actuelle, ou ce qui a été évalué mais qui peut être changé. Si ce n’est pas le cas, il sera difficile de trouver « la » solution qui couvre naturellement tous les besoins, ce qui conduit parfois à l’arrêt du projet à ce stade. De plus, les limites budgétaires du projet augmenteront inexorablement.
Passons aux critères de choix du TMS. Sur quels points faire porter son analyse ?
La question se pose parfois de savoir s’il vaut mieux privilégier des solutions best of breed, c’est-à-dire des composants à la pointe de la technologie dans chacun des domaines ciblés ou plutôt une solution globale via le déploiement de modules ERP déjà en place dans l’entreprise.
Une solution de pointe permettra de gérer l’ensemble du périmètre de transport via EDI, administration, exécution, planification, etc. C’est plutôt le positionnement de Descartes qui propose des solutions modulaires qui traitent de diverses problématiques autour des transports.
Ensuite la dimension géographique du projet sera importante.
S’il est purement national, il n’y a aucun obstacle à consulter les éditeurs du pays en question. S’il a une dimension internationale, il faudra s’assurer que ces éditeurs pourront également diffuser la solution dans les différents pays concernés. Ce point préside donc tout naturellement au choix du panel à consulter.
Le même type de réflexion doit être mené sur les modes de transport (routier, maritime, aérien, etc.) et le mode d’exploitation du transport (livraison avec des véhicules dédiés, flotte propre, recours à des opérateurs express, etc.). Toutes les solutions ne couvrent pas tous ces aspects.
Enfin, bien entendu, en fonction de la complexité du cahier des charges et du budget alloué au projet, l’entreprise ne se rapprochera pas des mêmes éditeurs.
Comment s’assurer de bien comparer des offres TMS en mode licence et SaaS ?
Il faut ne pas limiter la comparaison aux seuls coûts inscrits sur les devis des éditeurs, mais au contraire penser au coût total.
Lorsque la solution est installée sur ses propres serveurs, il faut tenir compte de leurs coûts et du temps qui sera passé tout au long de l’année par la DSI pour la surveiller, effectuer des mises à jour, etc. L’entreprise n’a-t-elle que les ressources en interne ou doit-elle compter sur des experts externes?
C’est donc bien une approche en coût complet qu’il faut suivre.
Passons désormais à la mise en place. Existe-t-il une démarche type ?
Une fois l’éditeur choisi, la phase de projet commence sérieusement.
La première chose à faire est de réunir les différentes parties prenantes lors d’une réunion de lancement. L’objectif est de redéfinir le périmètre du projet, d’expliquer ce qui va se passer dans les mois à venir, de communiquer sur les grandes étapes, d’indiquer qui sera contacté à chacune d’elles, etc.
Chez Descartes, c’est ce qu’on appelle la phase d’initiation du projet.
Ensuite, la phase de conception de la solution (configuration) et l’analyse des processus métier peuvent commencer. Il s’agira de comprendre les activités actuelles et ciblées de l’entreprise. A partir de là, il sera décidé comment la solution sera configurée pour répondre aux différentes attentes.
Vient ensuite la formation, les tests de recette et enfin les phases de démarrage, avant de clore le projet en s’assurant que les premiers objectifs ont été atteints.
A toutes les étapes du projet, la conduite du changement et l’implication de toutes ses parties prenantes restent fondamentales.
Comment les entreprises peuvent-elles gérer les risques de dérapage budgétaire entre les phases de sélection du TMS et d’analyse fonctionnelle ? Le recours au forfait est-il la solution ?
Dans le cas d’un cahier des charges très exhaustif où la situation est correctement décrite, il peut arriver que certains éditeurs s’engagent sur un forfait. Elle est néanmoins assez rare et encore risquée, car elle est courante sur le périmètre et doit évoluer au fur et à mesure de l’implémentation. Les coûts devront alors être revus en cours de projet pour rester dans le nouveau périmètre.
La deuxième approche, qui correspond in fine à la majorité des projets et opérations de la plupart des éditeurs, consiste à se positionner sur la base d’un besoin exprimé par le prospect ou le client.
L’éditeur cherchera à challenger ce besoin en phase d’avant-vente pour aller plus loin que ce qui est écrit dans le cahier des charges. Malgré tout, les temps d’échange que les entreprises peuvent se permettre avec chaque éditeur ne sont pas infinis. La conscience est donc limitée.
Une fois l’éditeur choisi, il y a une phase d’analyse plus fine où tout écart par rapport à ce qui a été initialement exprimé ou compris peut être mis en évidence.
Il y a deux possibilités dans ce cas :
Il est également possible d’articuler la solution dans le temps en commençant par un mode standard puis en ajoutant des fonctionnalités manquantes.
Pour limiter les risques de dépassement budgétaire, nous recommandons aux chefs de projet de construire leur budget en fonction des retours des consultations précédentes. Lorsque l’ordre de grandeur est à l’esprit, il peut être opportun de garder une certaine marge de manœuvre lors de la présentation du budget à la direction.
Quelle doit être la composition de l’équipe projet TMS côté client ?
Un chef de projet doit être désigné à la fois chez le client et chez l’éditeur. Ensemble, ils coordonneront les équipes qui travailleront sur le projet. Celles-ci seront composées de ressources métiers connaissant les processus à mettre en place et d’experts conscients des impacts de la mise en place de l’outil.
Il est également judicieux d’affecter des interlocuteurs de la Direction des Systèmes d’Information qui travailleront au moins sur l’aspect interface, mais pourront également apporter des préconisations, préconisations d’architecture et de matériel à installer chez le client.
Comment s’assurer que le planning d’implémentation soit respecté ?
Tout commence par l’élaboration d’un cahier des charges exhaustif et représentatif de la solution cible. Ceci contrôle le risque des opérations entre la phase de concertation et la fin de la phase de cadrage.
Ainsi, une fois le projet lancé, l’entreprise a tout intérêt à définir des jalons avec des objectifs quantifiables et mesurables.
A partir de là, des réunions régulières seront mises en place visant à vérifier qu’il n’y a pas de dérive temporelle ou de dérive fonctionnelle :
Ces rencontres permettront de s’assurer que l’on s’en tient à ce qui a été défini dans les phases de cadrage. S’il existe un risque de dérive, la décision doit être prise en réunion en présence des parties prenantes pour vérifier la cohérence.
Décrivez-nous la méthodologie Descartes quant à l’implémentation de vos TMS ?
Nous sommes sur une méthodologie classique avec l’enchaînement de phases de cadrage, configuration, formation, tests et démarrage, qui peut aussi s’adapter à un mode agile et une succession de sprints, selon les périmètres des projets.
Nous recommandons une mise en œuvre progressive avec des déploiements progressifs, par exemple lorsqu’il s’agit de :
Quel est l’intérêt de déployer progressivement sa solution TMS ?
En procédant progressivement, il est possible d’accélérer les phases de configuration et de test.
Ceux-ci concerneront un plus petit nombre de flux avec une plus grande similitude. Lorsque le nombre de combinaisons de cas est plus limité, il devient plus facile de faire des réajustements pour améliorer le processus avec lequel nous travaillons.
De même, si plusieurs sites fonctionnent globalement de manière similaire en termes de gestion des transports, plutôt que de se déployer dans plusieurs pays en parallèle, pourquoi ne pas commencer par le plus moteur, celui qui aura la plus grande sensibilité à la conduite du changement ? Une fois le démarrage initial terminé, le déploiement dans d’autres pays sera plus facile car il sera possible de capitaliser sur ce qui a été fait et de démontrer que la solution a déjà été adoptée ailleurs sans problème.
Néanmoins, il ne faut pas procéder progressivement sans s’assurer du maintien d’une cohérence sur l’ensemble du périmètre, par exemple par l’organisation d’ateliers de cadrage global et de conception.
Présentez-nous les solutions Descartes.
Descartes est une société spécialisée dans l’édition de solutions de gestion et d’optimisation des transports au sens très large.
L’entreprise compte 1 400 employés. Aujourd’hui, 18 000 clients utilisent nos solutions dans le monde. Depuis 13 ans, Descartes connaît une croissance continue. L’an dernier, notre chiffre d’affaires a donc atteint 237 millions de dollars.
En matière de solutions logistiques, nous travaillons sur 5 piliers :
Quelles typologies d’entreprises adressez-vous ? Sur quel périmètre géographique ?
Cela dépend en fait de nos solutions.
Avec l’optimisation des tournées et de la mobilité, on peut adresser des structures de toutes tailles, qui ne comptent parfois qu’une quinzaine de camions.
A l’inverse, chez TMS nos clients réalisent un chiffre d’affaires de plusieurs centaines de millions d’euros voire de milliards d’euros.
Qu’est-ce qui différencie vos TMS de ceux de vos confrères ?
Notre couverture fonctionnelle est particulièrement large.
Nous proposons un TMS capable de gérer :
Enfin, nous facilitons la connectivité avec les transporteurs, les prestataires logistiques, les transitaires, quel que soit le mode de transport, de différentes manières selon leur maturité technologique. C’est aussi un élément important pour gagner en visibilité en temps réel.
Bio ExpressSenior Solutions Consultant chez Descartes, Fabien Petitjean intervient principalement en avant-vente et lors des phases de cadrage, principalement dans le cadre de projets TMS et d’optimisation de tournées.
Il débute sa carrière chez PSA à la Direction des Systèmes d’Information plus spécifiquement dédiée à la logistique, puis rejoint le secteur du conseil au sein d’Acsience (groupe Altran) en tant que consultant supply chain.
Il a également évolué chez Mecalux, d’abord comme chef de projet WMS puis comme chef de projet WMS pour le périmètre France/Belgique.
Avant de rejoindre Descartes, Fabien Petitjean a occupé des postes de consultant supply chain puis de chef de produit pour le service transport chez l’éditeur Acteos.
Site de Descartes : https://www.descartes.com/fr
Le volontariat international en entreprise (VIE) permet, sous certaines conditions, d’effectuer une mission (scientifique, technique, commerciale, humanitaire, etc.) dans une entreprise française à l’étranger. Vous devez avoir entre 18 et 28 ans pour vous inscrire. Le bénévole reçoit une rémunération.
Quels sont les objectifs spécifiques ?
L’objectif spécifique, comme son nom l’indique, est l’objectif pour lequel le projet/programme a été spécifiquement initié ; il peut donc être considéré comme le plus important dans le contexte d’exécution.
Comment formuler des objectifs spécifiques ? Comment les objectifs adéquats sont-ils formulés ?
- spécifique – l’objectif doit être clairement défini et précis ;
- partagé – l’objectif doit être conforme à la vision de l’équipe et de l’organisation. …
- réaliste et réalisable – l’objectif ne doit pas être trop ambitieux ;
Quelle est la différence entre objectif général et objectif spécifique ?
Les objectifs spécifiques ou auxiliaires sont les objectifs concrets et mesurables que l’entreprise espère atteindre dans un certain laps de temps et toujours dans le cadre des objectifs généraux. Par conséquent, nous pouvons dire que ce seraient ceux nécessaires pour atteindre l’objectif principal.
C’est quoi l’objectif général ?
[L’objectif] ou l’objectif global [ou général] du projet. C’est l’objectif stratégique recherché à travers le projet. Cet objectif dépasse généralement l’emprise stricte du projet, car l’atteinte de l’objectif nécessitera des actions autres que le projet seul.
Quelle entreprise créer en 2022 ?
Vendre des bijoux en ligne La vente de bijoux en ligne est l’une des activités les plus importantes du secteur du commerce électronique. Il s’agit de proposer des bijoux à la vente sur internet via votre propre boutique e-commerce ou sur une place de marché déjà existante.
Quel type d’entreprise est le plus rentable ? La construction et la pharmacie sont les secteurs les plus rentables en France, selon un rapport de l’INSEE.
Quel activité en 2022 ?
Le secteur de l’informatique et des nouvelles technologies (numérique) : un domaine qui va continuer à croître en 2022. Le secteur de l’informatique et des nouvelles technologies est aussi un secteur d’avenir. Il représente notamment un territoire prometteur pour les entreprises pour 2022 et un fort potentiel de recrutement.
Comment identifier les enjeux RSE ?
L’exercice pour identifier vos problématiques RSE consiste à réaliser une analyse de matérialité. En d’autres termes, il s’agit de mettre en évidence les enjeux « matériels » (pertinents) pour l’entreprise. Deuxièmement, ces enjeux recoupent les attentes des parties prenantes internes et externes.
Quels sont les enjeux RSE les plus importants ? Enjeux sociaux La RSE comporte une dimension sociale importante qui se traduit par des objectifs en termes de conditions de travail, de bien-être et de motivation des collaborateurs. Les mesures mises en place visent à favoriser la qualité de vie au travail, à favoriser le dialogue dans un environnement de travail serein.
Quelles sont les 2 enjeux jugés comme les plus importants de la RSE pour les Français ?
Il convient de noter qu’une grande importance est accordée à deux principes considérés comme essentiels dans le cadre de la RSE. En effet, la transparence et la considération des parties prenantes sont capitales et centrales pour toutes les entreprises qui souhaitent s’engager dans la RSE.